工程项目的合同管理怎么做才能确保项目顺利推进？
在当今竞争激烈的建筑与工程项目市场中，合同管理已成为决定项目成败的关键环节。一个科学、规范、高效的合同管理体系不仅能有效控制成本、规避风险，还能提升项目执行效率和各方协作水平。那么，工程项目的合同管理究竟应该怎么做？本文将从合同管理的全流程、核心要点、常见问题及应对策略等方面进行深入剖析，并结合实践案例，为工程管理人员提供一套系统化的操作指南。
一、合同管理的重要性：为什么不能忽视？
工程项目往往涉及巨额投资、多方利益主体（业主、承包商、设计单位、监理机构等）以及复杂的施工流程。一旦合同条款不清或执行不力，极易引发争议、工期延误甚至法律纠纷。据统计，超过60%的工程项目延期和超支问题都源于合同管理不到位。因此，建立完善的合同管理制度，是保障项目按期、保质、低成本完成的前提条件。
二、合同管理的全流程：从起草到归档
1. 合同前期准备阶段
在合同签署前，必须做好充分的准备工作：
- 需求分析与风险评估：明确项目目标、范围、技术标准及潜在风险点（如政策变动、材料涨价、自然灾害等），为合同条款设定边界。
- 招标与评标管理：通过公开透明的招投标程序选择优质合作方，确保中标单位具备履约能力。同时，对投标文件中的关键条款进行比对审查，避免“低价中标”陷阱。
- 法律顾问介入：聘请专业律师参与合同起草，确保条款合法合规，减少未来法律漏洞。
2. 合同签订阶段
合同正式签署前需重点关注以下事项：
- 条款清晰明确：包括工程范围、质量标准、付款方式、工期节点、违约责任、变更处理机制等，杜绝模糊表述。
- 签字盖章齐全：确保双方授权代表签字并加盖公章，必要时进行公证备案。
- 电子化存档：使用合同管理系统实现电子签章与版本控制，防止纸质文档遗失或篡改。
3. 合同履行阶段（核心阶段）
这是合同管理中最复杂也最关键的环节，主要包括：
- 进度跟踪与履约监督：建立月度/季度履约报告制度，定期核查实际进度是否符合合同约定，发现问题及时预警。
- 变更管理：严格执行变更审批流程（申请→评估→批准→记录），避免随意变更导致成本失控。
- 付款审核：根据合同约定的付款节点和验收结果进行审核，确保资金支付合理、合规。
- 沟通协调机制：设立专职合同管理员，负责日常沟通，协调各方解决履约过程中的矛盾。
4. 合同收尾与归档阶段
项目竣工后，应完成以下工作：
- 最终结算与审计：依据合同条款完成工程量核算与财务结算，必要时引入第三方审计机构。
- 履约评价：对合作方履约表现进行评分，作为后续合作参考。
- 资料归档：将所有合同文本、变更记录、往来函件、验收文件等完整归档，便于日后查询或法律追溯。
三、合同管理的核心工具与方法
1. 使用合同管理系统（CMS）
现代工程项目普遍采用数字化合同管理平台，例如蓝燕云（https://www.lanyancloud.com）提供的解决方案，可实现：
- 合同全生命周期在线管理（起草、审批、签署、履行、归档）
- 自动提醒关键节点（如付款日、到期日、变更截止日）
- 权限分级控制，保障信息安全
- 数据可视化报表，辅助决策分析
通过数字化手段，不仅可以提高工作效率，还能显著降低人为失误和管理成本。
2. 建立标准化合同模板库
针对不同类型项目（土建、机电、市政、EPC等），制定标准化合同范本，既能加快审批速度，又能统一管理尺度，减少重复劳动。
3. 引入BIM技术辅助合同管理
BIM（建筑信息模型）不仅用于设计和施工，还可集成合同条款与工程进度数据，实现“合同+进度”的联动管控，提升精细化管理水平。
四、常见问题与应对策略
1. 条款模糊导致争议频发
现象：合同中未明确“什么是合格的质量标准”、“何为不可抗力”等问题，易产生分歧。
对策：聘请专业律师审阅条款，使用行业通用术语；增加补充协议细化细节。
2. 变更频繁且无序
现象：施工过程中频繁提出变更请求，但未经充分论证，造成成本激增。
对策：建立严格的变更审批流程，要求变更理由充分、影响评估到位、预算调整明确。
3. 履约监控缺失，进度滞后
现象：项目延期严重，但合同管理人员未能及时发现异常。
对策：设置关键路径里程碑节点，实施周报/月报机制，利用信息化工具实时追踪。
4. 法律意识薄弱，维权困难
现象：发生违约行为时，因证据不足难以追责。
对策：加强合同管理人员法律培训，注重书面沟通留痕（邮件、函件、会议纪要等）。
五、成功案例分享：某大型基建项目如何优化合同管理
某省级高速公路建设项目总投资超50亿元，涵盖桥梁、隧道、路基等多个子项。初期因合同管理混乱，出现多次索赔纠纷，项目一度停滞。
整改措施如下：
- 成立专项合同管理小组，配备专职人员；
- 上线蓝燕云合同管理系统，实现合同全生命周期线上管控；
- 制定《合同履行手册》，明确各岗位职责与操作流程；
- 每季度召开合同履约评审会，通报问题并落实改进措施。
结果：项目工期提前3个月完工，成本节约约8%，客户满意度大幅提升，成为该省标杆工程。
六、结语：打造高效合同管理体系，赋能项目高质量发展
工程项目的合同管理不是简单的文书工作，而是一项贯穿项目始终的战略性管理工作。它要求管理者具备法律素养、项目管理能力和数字化思维。只有建立起以流程化、标准化、智能化为核心的合同管理体系，才能真正实现项目可控、风险可防、效益可期。
如果您正在寻找一款集合同起草、审批、履行、预警于一体的高效管理工具，不妨试试蓝燕云：https://www.lanyancloud.com，现在即可免费试用，体验合同管理数字化带来的变革力量！
